Auditul financiar independent al proiectelor nu mai este o obligatie contractuala ce revine beneficiarilor de finantare in cadrul programelor operationale sustinute din fondurile structurale si de coeziune europene, in baza contractelor de finantare pe care acestia le-au incheiat cu autoritatile de management (AM) sau organismele intermediare (OI) ale acestor programe. Totusi, la majoritatea programelor operationale cheltuielile cu auditul financiar sunt eligibile.
In practica, activitatea de audit financiar este omisa de cele mai multe ori de catre beneficiari.
De ce este utila activitatea de audit financiar in cadrul proiectelor?
Acest serviciu este deosebit de util atat pentru entitatile publice cat si private care gestionează proiecte cu finanțare europeana deoarece:
- are ca obiectiv verificarea de către Auditor a faptului că sumele solicitate spre rambursare de către Beneficiar în baza Cererilor de Rambursare/ Cererilor de plata, pentru acţiunea finanţată în cadrul Contractului de Finanţare, s-au efectuat (“realitatea desfășurării”), sunt legale (“legalitatea”), exacte (“exactitate”) și eligibile, precum și transmiterea către Beneficiar a Rapoartelor cu privire la procedurile convenite executate. Eligibilitate înseamnă că fondurile furnizate cu titlu de finanţare nerambursabilă au fost cheltuite în conformitate cu termenii și condiţiile Contractului de Finanţare.
- beneficiarii proiectelor finantate vor putea corecta eventualele erori de implementare in cursul derularii proiectului;
- elimina riscul de a solicita la rambursare cheltuieli efectuate care nu sunt eligibile la rambursare;
- elimina riscul de a returna, total sau partial, fondurile primite datorita neutilizarii acestora in conformitate cu cerintele finantatorului;
- in urma misiunii de auditare Auditorul poate emite recomandari privind modul de imbunatatire a activitatii in cadrul proiectului.
- atunci când același beneficiar desfășoară mai multe proiecte în același timp sau un proiect primește finanțare sub diferite forme de sprijin sau din diferite fonduri, auditorii verifica potențiala dublă finanțare a unei cheltuieli
Raportarea
Constatările auditorilor vor fi exprimate printr-un Raport de Constatări Factuale, întocmit în conformitate cu cerinţele Standardului Internaţional privind Serviciile Conexe (ISRS) 4400 aplicabil misiunilor pe bază de proceduri convenite.
Deoarece Rapoartele de Constatări Factuale vor fi întocmite strict asupra Cererilor de Rambursare /Plata, care fac obiectul Contractului de Finanţare şi, deoarece aceste Cereri de Rambursare /Plata sunt întocmite în conformitate cu un Cadru Special de Raportare, rapoartele auditorului sunt menite în exclusivitate pentru Beneficiar şi Autoritatea de Management/Organismul Intermediar şi nu ar trebui să fie folosite de alte persoane.
În cazul în care beneficiarii optează pentru încheierea unor contracte de audit, rapoartele de audit confirma ca toate cheltuielile cuprinse in cererile de rambursare au fost verificate si:
- sunt necesare pentru realizarea proiectului,
- sunt prevăzute în contractul încheiat cu beneficiarul proiectului,
- sunt în conformitate cu principiile unui management financiar sănătos, respectiv utilizarea eficientă a fondurilor, şi un raport optim cost/beneficiu (rezonabilitatea preturilor conform prevederilor OUG 66/2011),
- sunt efectuate şi plătite de beneficiar sau partenerii săi,
- cheltuielile au fost plătite pe parcursul perioadei de eligibilitate,
- sunt înregistrate în contabilitatea beneficiarului/ partenerului având la bază documente justificative, sunt identificabile şi verificabile, sunt dovedite prin documente originale. Documentele originale trebuie să aibă înscris codul proiectului şi menţiunea «Proiect finanţat din ….». Beneficiarul va aplica menţiunea «Conform cu originalul» pe copiile documentelor suport/justificative ce însoţesc cererea de rambursare,
- Pentru operațiunile specifice proiectului se utilizează conturi analitice distincte. La constituirea analiticului se va utiliza, pe lângă simbolurile obligatorii conform Normelor privind organizarea contabilitatii în functie de tipul beneficiarului, si codul SMIS al proiectului,
- cheltuielile decontate sunt in conformitate cu propunerile tehnice si financiare ofertate (se verifica preturile unitare si cantitatile decontate),
- beneficiarii vor derula fondurile aferente prefinanţării proiectelor prin conturi separate deschise special pentru proiect,
- beneficiarii care efectuează plăţi în valută în cadrul proiectului solicită la rambursare contravaloarea în lei a acestora la cursul Băncii Naţionale a României din data întocmirii documentelor de plată în valută.